So funktioniert PaperSurvey.io
Fünf Schritte, mehr ist es nicht.
Fragebogen gestalten
Den Fragebogen stellen Sie im Online-Editor zusammen. Zur Auswahl stehen 16+ Fragetypen, darunter Einfachauswahl, Ankreuzfelder, Textfelder und Bewertungsskalen.
Ausdrucken und vorbereiten
Sie laden den Fragebogen als druckfertiges PDF herunter. Antwortfelder und Abstände sind darin schon so angelegt, wie es eine saubere Erkennung braucht. Ein normaler Bürodrucker genügt.
Antworten einsammeln
Verteilen Sie die Bögen persönlich, per Post, im Klassenzimmer oder auf Veranstaltungen. Die Teilnehmenden füllen sie mit einem beliebigen Stift aus.
Scannen und hochladen
Die ausgefüllten Bögen scannen Sie stapelweise mit einem beliebigen Dokumentenscanner. Die Kreuze liest die optische Markierungserkennung (OMR) aus, die Handschrift übernimmt eine KI, beides mit hoher Genauigkeit.
Ergebnisse auswerten
Die Diagramme stehen sofort bereit, exportieren können Sie nach Excel, CSV, SPSS, R und Google Sheets. Ergebnisse liegen in Minuten vor, nicht erst in Wochen.
Auf Papier antworten mehr Menschen
Die Rücklaufquote gibt an, wie viele von 100 angefragten Personen den Fragebogen ausgefüllt zurückgeben. Je höher sie liegt, desto mehr Daten bekommen Sie aus derselben Gruppe.
Wer auf einer Veranstaltung oder im Klassenzimmer einen Bogen in die Hand bekommt, füllt ihn meistens gleich dort aus.
Auch per Post liegt Papier vorn: Ein gedruckter Bogen im Briefkasten lässt sich schwerer übergehen als eine weitere digitale Nachricht.
Im Schnitt liegt die Quote online bei 1 in 3, und das in Studien mit ohnehin motivierten Teilnehmenden.
Diese 33% setzen voraus, dass die E-Mail überhaupt geöffnet wird. Von 100 unaufgefordert verschickten E-Mails bleiben ~75 ungeöffnet, und vom Rest füllen nur 5-8 Personen den Fragebogen aus. In der Praxis ergibt das eine tatsächliche Quote von 5-8%.
Die Werte für Post und Web stammen aus Shih & Fan, Field Methods, 2008 (Metaanalyse aus 39 Studien). Den Durchschnitt für die persönliche Übergabe nennen Meyer et al., Annals of Surgery, 2020.
Funktionen im Überblick
Gemacht für moderne Erhebungen und eine schnellere Auswertung.
Erkennung von Ankreuzfeldern
Die optische Markierungserkennung (OMR) liest Ankreuzfelder und Antworten aus Auswahlfragen nahezu fehlerfrei aus. Welcher Stift benutzt wurde, spielt keine Rolle.
- Halb gesetzte Kreuze, Durchstreichungen und Korrekturen sind kein Hindernis
- Liest auch Scans in schlechter Qualität, dann ist häufiger eine manuelle Prüfung nötig
- Tausende Bögen sind in Minuten verarbeitet
Handschrifterkennung
Eine KI liest handschriftliche Antworten aus offenen Fragen, aus Kommentarfeldern und aus Textfeldern. Abgetippt werden muss davon nichts mehr.
- Erkennt Schreibschrift ebenso wie Druckschrift
- Unterstützt 50+ Sprachen, auch nichtlateinische Schriften
- Muss eine Übertragung zu 100% stimmen, wird die Antwort zur Prüfung markiert
Mehrseitige Fragebögen
Jede Seite trägt eine eindeutige Kennung. So bleiben die Seiten einer Antwort zusammen, Doppelscans fallen heraus, und die Zuordnung hält auch bei Tausenden von Bögen.
- Erkennt und korrigiert die Seitenreihenfolge automatisch
- Verarbeitet gemischte Stapel aus verschiedenen Fragebögen
- Verhindert doppelt eingescannte Bögen automatisch
Mehrsprachige Fragebögen
Ein Fragebogen kann in mehreren Sprachen vorliegen, alle Antworten laufen trotzdem in einem Datensatz zusammen. Das passt zu internationaler Forschung und zu gemischtsprachigen Zielgruppen.
- Verschiedene Sprachfassungen aus demselben Fragebogen drucken
- Antworten landen automatisch im selben Datensatz
- Auch Schriften von rechts nach links, etwa Arabisch und Hebräisch
Personalisierte Bögen
Per Serienbrieffunktion tragen Sie Namen, Kennnummern oder bereits bekannte Antworten in jeden gedruckten Bogen ein. Ideal für Längsschnittstudien und Folgebefragungen.
- Personalisierungsdaten aus CSV oder Excel einlesen
- Antworten aus einer früheren Erhebung vorbelegen
- Eindeutige Codes und Laufnummern erzeugen
Wege zum Hochladen
Ihre Scans laden Sie so hoch, wie es Ihnen am besten passt: per Drag & Drop, per E-Mail, über den Abgleich mit Ihrem Cloud-Speicher oder über die API. Auf die Größe des Stapels kommt es nicht an.
- Mehrere Dateien oder ganze Ordner auf einmal ablegen
- Scans an eine E-Mail-Adresse schicken, die nur zu Ihrem Konto gehört
- Automatischer Abgleich mit Dropbox
Prüfung durch Ihr Team
Wo die Scanqualität schlecht ist oder eine Antwort unklar bleibt, sehen Sie direkt nach und korrigieren. Zum Mitprüfen laden Sie Teammitglieder ein.
- Die KI markiert Antworten mit geringerer Sicherheit zur Prüfung
- Bei großen Erhebungen verteilen Sie die Prüfarbeit im Team, mit fein abgestuften Rechten
Auswertung und Export
Die Ergebnisse sehen Sie sofort in den eingebauten Diagrammen und Auswertungen, oder Sie exportieren sie in Ihr eigenes Analyseprogramm. Alle Daten stehen bereit, sobald der Scan durch ist.
- Export nach Excel, CSV, SPSS, R, PDF oder Google Sheets
- Diagramme, Wortwolken und Kreuztabellen in Echtzeit
- Filtern und segmentieren nach jeder Variablen
API und Anbindung
Über eine REST-API und Webhooks binden Sie PaperSurvey.io an Ihre bestehenden Systeme an. Der Weg vom Scan bis zur Auswertung lässt sich vollständig automatisieren.
- REST-API zum Hochladen und Abrufen von Daten
- Webhooks melden in Echtzeit, wenn eine neue Antwort eingeht
- Zapier verbindet mit 1.000+ Anwendungen
Papier und Online im selben Projekt
Auf Veranstaltungen, Kongressen und in Schulungen arbeiten Sie mit gedruckten Bögen, und wer nicht dabei sein kann, bekommt einen Weblink. Alle Antworten landen in einem Datensatz, fertig zur Auswertung.
Mehr Rücklauf
Auf Veranstaltungen werden Papierbögen 3-5x häufiger ausgefüllt als Befragungen per E-Mail.
Ohne Technikhürde
Funktioniert auch bei Zielgruppen ohne Smartphone und ohne Internetzugang. Die Online-Fassung ist die Ausweichlösung, nicht der Regelfall.
Sofort ausgefüllt
Wer einen Bogen in die Hand gedrückt bekommt, füllt ihn sofort aus. Ein Link in der E-Mail wandert auf „später“, und später kommt oft nie.
Wer mit PaperSurvey.io arbeitet
Teams aus ganz unterschiedlichen Branchen erheben ihre Daten auf Papier und digitalisieren sie mit PaperSurvey.io.
Forschung und Wissenschaft
Feldstudien, klinische Studien und akademische Befragungen, oft mit Teilnehmenden ohne Internetzugang.
NGOs und gemeinnützige Organisationen
Programmevaluationen und Rückmeldungen von Begünstigten in abgelegenen Regionen und bei schwacher Netzabdeckung.
Veranstaltungen und Kongresse
Feedback der Teilnehmenden, Bewertung einzelner Vorträge und Anmeldebögen auf Konferenzen, in Workshops und auf Messen.
Bildung
Lehrveranstaltungsevaluation, Leistungserhebungen und Rückmeldungen aus dem Unterricht an Schulen und Hochschulen.
Öffentliche Verwaltung
Zensusdaten, Bürgerbeteiligungen und Rückmeldungen aus der Bevölkerung, auch in großem Umfang.
Unternehmen
Kundenfeedback, Mitarbeiterbefragungen und Qualitätsaudits über mehrere Standorte hinweg.
Schluss mit dem Abtippen
Das größte Hindernis bei Papierfragebögen ist nicht das Drucken und nicht das Einsammeln. Es ist die Dateneingabe danach.
Von Hand abtippen
Mit PaperSurvey.io
Arbeitet mit Ihren Programmen zusammen
Exportieren Sie Ihre Daten in die gängigen Formate, gleichen Sie Scans mit Ihrem Cloud-Speicher ab und automatisieren Sie wiederkehrende Abläufe.
Exportformate
Wege zum Hochladen
Automatisierung
Power BI, Tableau, Looker und andere BI-Werkzeuge binden Sie über Google Sheets oder die REST-API an.
Das sagen unsere Kundinnen und Kunden
Jede Bewertung steht in der Sprache, in der sie geschrieben wurde.
Revolutionary
"It worked out of the box. No training required, no clumsy configurations, and almost zero trial and error. Brilliant. Over-the-top customer service and expediency to design improvements based on feedback. It's an easy-to-use product that fills a void in the market and takes the sometimes essential paper-based survey work into the 21st century! While there may be some areas that can still be enhanced, by experience with customer service has blown me away..."
— Kate S, Chief Program Officer
So useful for our purposes!
"We are an international NGO that conducts large-scale research and evaluations with participants in our programs. These participants generally do not have access to computers, smartphones, or internet, making data gathering and entry a very onerous process. We used to do paper-based surveys and then manual entry of each survey. This gets extremely time-consuming and pricey when we have thousands, and sometimes tens of thousands, of participants and multiple time points..."
— Virgil HP, Research and Evaluation Manager and Advisor
Couldn't say better things
"My overall experience was fantastic. I honestly have nothing bad to say. The developer went above and beyond to meet my needs, the product worked exactly as advertised, and it saved hours upon hours of time. I will absolutely be recommending PaperSurvey to my colleages and it will be my go-to for all future research work that I conduct."
— Rebecca W, Research Scientist
Simple & Effective
"Very easy to setup, intuitive UI for creating a questionnaire (similar to Google forms) - plenty of options for question types - form layout is simple and effective, spaced nicely no over crowding - printing versions, can be used to print a version for on location and allocate it accordingly once scanned - dropbox feature works seamlessly, takes a minute to setup - verification is quick and suprisingly pretty accurate ocr - integration with Google sheets is the icing on the cake, perfect for connecting to business intelligence software."
— Adrian K, CEO
Perfect tool for a small organization
"This one tool designs, previews,prepares print survey for mailmerge, scans paper responses including character recognition and handwrtten recognition, and supports online reporting. As a former survey manager for a government agency, I was pleasantly surprised to find a tool with such a robust set of capabilities. Most important, the software developer listens and accommodates most requests."
— Roberts M, Survey Manager
Very good tool to collect data
"I use it to collect data for research, both in paper and online. Very good technical support. It was very easy to design the survey."
— Sandra T, Professor
Amazing Product, Excellent Customer Service!
"I urgently had to find a software to use for paper feedback that could be then be uploaded to extract the responses in an efficient and smart way. Im so glad that I found PaperSurvey. I loved designing the survey as it really made me think about a simple user experience, which PaperSurvey so seamlessly has the capability to do so."
— Shreya V, Design Engineer
Full featured service
"The range of features is great. Ability to email responses to be automatically read is great. We keep finding new ways in which the software fits our needs."
— Jay B, Application Developer
The silver bullet for OMR software surveys
"We are using PaperSurvey to survey the people we serve. Papersurvey lets us survey as many people as we like and then process the data very quickly so we can start digging in!"
— Phil T, Sr. Manager of Research and Program Evaluation
Häufige Fragen
Was Interessierte vor dem Start am häufigsten wissen wollen.
Der Druck ist der überschaubare Teil. Ein Blatt normales Büropapier kostet weniger als einen halben Cent, Lasertoner kommt mit ein bis zwei Cent dazu. Für 5.000 Fragebögen landen Sie damit bei etwa $100-150 für den Druck, dazu $50 im Monat für den Tarif Enterprise. Damit ist eine ernsthafte Erhebung abgedeckt, ein Forschungsprojekt, ein Kongress oder ein laufendes Kundenfeedback.
Teuer wird es nach der Erhebung. Ob eine studentische Hilfskraft, eine Schreibkraft oder jemand aus dem Team eine lange Schicht übernimmt: 5.000 ausgefüllte Fragebögen von Hand zu erfassen dauert rund 200 Stunden. Gerechnet mit $15 pro Stunde sind das $3.000 für eine einzige Erhebungsrunde, bevor die Auswertung überhaupt begonnen hat. Dazu kommen Fehler, die später kaum noch auffallen, und eine Art von Arbeit, die Menschen schnell zermürbt.
PaperSurvey.io nimmt Ihnen diesen Schritt vollständig ab. Bögen scannen, hochladen, und die Daten stehen zum Export und zur Auswertung bereit. Ihr Team spart sich das Abtippen und arbeitet direkt mit den Ergebnissen. Ein paar Antworten müssen Sie weiterhin nachsehen, wenn ein Scan schlecht ist oder die Handschrift schwer zu lesen bleibt. Das kostet aber nur einen Bruchteil der Zeit, die das vollständige Abtippen braucht. Wer regelmäßig auf Papier erhebt, holt die Kosten für das Abo mehrfach wieder herein. Zu den Preisen.
- Ja, und zwar verlässlich häufiger als im Web. Persönlich verteilte Papierbögen auf Veranstaltungen, in Praxen, im Unterricht und im Feld erreichen typischerweise eine Ausfüllquote von 60-90%. Umfragelinks per E-Mail liegen eher bei 10-30%. Wer den Bogen in der Hand hält und ohnehin im Raum sitzt, füllt ihn meistens aus. Für Zielgruppen ohne verlässliches Internet oder ohne Smartphone ist Papier oft der einzige realistische Weg.
Ja. Die Daten liegen in der EU auf nach ISO 27001 zertifizierter Infrastruktur, verschlüsselt bei der Übertragung und bei der Speicherung. Durch das Hosting in der EU stehen sie unter der DSGVO, einer der strengsten Datenschutzregelungen weltweit.
Ihre Fragebogeninhalte geben wir niemals an Dritte weiter, damit diese ihre KI-Modelle trainieren, und sie erreichen ausschließlich die Unterauftragsverarbeiter, die in unserer Datenschutzerklärung aufgeführt sind. Sie behalten die volle Kontrolle und können Ihre Daten jederzeit löschen. Gelöschte Fragebögen liegen 90 Tage im Papierkorb, damit Sie sie zurückholen können, danach werden sie aus den Produktivdatenbanken entfernt. In verschlüsselten Sicherungskopien an einem externen Standort können sie als Teil der Notfallvorsorge bis zu 3 Monate erhalten bleiben.
Viele Ethikkommissionen und institutionelle Prüfgremien akzeptieren diese Standards. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir auf Anfrage bereit. Fragen zum Datenschutz richten Sie an gdpr@papersurvey.io.
Alle Einzelheiten stehen in unserer Sicherheitserklärung und in der Datenschutzerklärung.
Je nach Fragetyp kommen verschiedene Verfahren zum Einsatz. Ankreuzfelder und Auswahlantworten liest die optische Markierungserkennung (OMR) mit einer Genauigkeit von 99,99%. Offene Fragen übernimmt eine KI, die handschriftlichen und gedruckten Text in 50+ Sprachen liest. Zahlen wertet ein eigenes Verfahren aus, das auf numerische Genauigkeit ausgelegt ist. Enthält Ihr Fragebogen vorgedruckten Text, wählen Sie für diese Felder eine Erkennung, die auf Maschinenschrift abgestimmt ist.
Bei schlechten Scans oder schwer lesbarer Handschrift kann die Genauigkeit schwanken. In diesen Fällen markiert die Prüffunktion die Antwort für die manuelle Kontrolle.
Bei einer Handvoll Bögen kann ein Chatbot ein schneller Weg sein, ein paar Antworten herauszuziehen. Sobald es mehr werden, stoßen allgemeine Chatbots aber rasch an ihre Grenzen.
Keine strukturierten Daten. Ein Chatbot liefert einen zusammenfassenden Text oder eine grobe Deutung. PaperSurvey.io kennt das genaue Layout Ihres Fragebogens und ordnet jedes Kreuz, jeden ausgefüllten Kreis und jede handschriftliche Antwort der richtigen Frage zu. Am Ende steht eine saubere Tabelle, fertig für Auswertung oder Export.
Keine großen Mengen. Hunderte gescannte Bögen einzeln in ein Chatfenster zu laden, ist nicht praktikabel. Grenzen bei Dateigröße und Token machen die Stapelverarbeitung in den meisten Chatbots unmöglich. PaperSurvey.io verarbeitet Hunderte Seiten in einem einzigen Upload über eine automatische Warteschlange.
Keine gleichbleibenden Ergebnisse. Ein Chatbot liest dieselbe handschriftliche Markierung bei erneuter Nachfrage womöglich anders. PaperSurvey.io arbeitet mit einer festen Verarbeitungskette aus QR-Code-Erkennung, Rasterausrichtung und spezialisierter Markierungserkennung und kommt damit auf jeder Seite zum gleichen, wiederholbaren Ergebnis.
Keine Auswertung. Nach der Verarbeitung haben Sie Diagramme, Filter, Kreuztabellen und Exporte nach Excel, CSV, SPSS, Google Sheets und PowerPoint. Ein Chatbot hinterlässt unstrukturierten Text, den Sie weiterhin von Hand kopieren, bereinigen und ordnen müssen.
Fragen des Datenschutzes. In Antworten stehen oft sensible oder personenbezogene Angaben. Wer sie in ein fremdes Chatfenster kopiert, schickt sie auf externe Server und behält wenig Kontrolle darüber, wie sie dort gespeichert und verwendet werden. Bei PaperSurvey.io bleiben die Daten in Ihrem Konto, gehostet in der EU auf zertifizierter Infrastruktur.
Kurz gesagt: Ein Chatbot liest ein Bild. PaperSurvey.io liefert einen Datensatz, mit dem sich wirklich arbeiten lässt.
- Ihre Fragebogeninhalte geben wir niemals an Dritte weiter, damit diese ihre KI-Modelle trainieren, und unser KI-Anbieter darf vertraglich nicht damit trainieren. Eine Ausnahme gibt es: unser eigenes Modell für handschriftliche Ziffern. Ausgeschnittene Bilder einzelner Ziffern und die Ziffer, die Ihr Team bei der Prüfung bestätigt hat, verbessern dieses Modell. Es liest ausschließlich einzelne Ziffern, läuft auf unseren eigenen Servern und wird nie weitergegeben. Sagen Sie uns Bescheid, wenn Ihr Team davon ausgenommen werden soll. Ihre Inhalte erreichen nur die Unterauftragsverarbeiter aus unserer Datenschutzerklärung, die sie nach unseren Weisungen verarbeiten.
- Jeder handelsübliche Dokumentenscanner und jedes Multifunktionsgerät im Büro funktionieren. Wir empfehlen ein Gerät mit automatischem Dokumenteneinzug (ADF), weil das Einscannen damit deutlich schneller geht.
- Sie können Ihre Fragebögen in A3, A4, A5 sowie in den Formaten Legal und Letter drucken, im Hoch- oder im Querformat. Am häufigsten kommen A4 und Letter zum Einsatz. Beides stellen Sie in den Kontoeinstellungen um.
- Nein. PaperSurvey.io läuft in der Cloud, es gibt nichts zu installieren und nichts zu warten. Aktualisierungen und neue Funktionen stehen allen Kundinnen und Kunden automatisch zur Verfügung.
- Ja, wir ergänzen regelmäßig Funktionen auf Grundlage von Kundenrückmeldungen. Schreiben Sie uns, was Sie brauchen. Wenn eine Funktion auch dem übrigen Kundenkreis nützt, nehmen wir sie mit hoher Wahrscheinlichkeit in die Plattform auf. Eigenentwicklungen für einzelne Unternehmen sind ebenfalls möglich, gegen Aufpreis.
Ja, Single Sign-On (SSO) mit SAML 2.0 steht Kundinnen und Kunden im Tarif Enterprise Plus mit jährlicher Zahlweise zur Verfügung. Ihre Mitarbeitenden melden sich dann über den Identitätsanbieter an, den Ihre Organisation ohnehin betreibt.
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